Rekisterinpitäjä: Lähde Solutions Oy
info@lahdesolutions.com
Y-tunnus: 2902528-7
Yleistä henkilötietojen käsittelystä
EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, EU 2016/679) sovelletaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa.
Henkilötietoja tarvitaan asioinnin yhteydessä palvelun toteuttamiseksi eikä palvelua voida toteuttaa ilman näiden henkilötietojen antamista. Henkilötietoja käsitellään ehdottoman luottamuksellisesti. Sähköisen viestinnän palveluista säädetään erikseen laissa 917/2014.
Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietojenkäsittelyn oikeusperusteet
Asiakasrekisteriin kerätään seuraavat henkilötiedot: Etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiakasnumero. Laskutusasiakkaiden tietoja käsitellään sen verran kuin on tarpeen luottokelpoisuuden varmistamiseksi.
Verkkosivustolla oleviin lomakkeisiin täytetyt tiedot voidaan tallentaa yrityksen asiakasrekisteriin. Tietoja käytetään asiakkaan kontaktointiin. Tietoja voidaan lisäksi hyödyntää anonymisoituna tilastointiin.
Tietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, rekisterinpitäjän ja asiakkaan välillä on asiakassuhde. Henkilötietoja tarvitaan palvelun toteuttamiseksi ja lakisääteisten velvotteiden täyttämiseksi eikä palvelua voida toteuttaa ilman näiden henkilötietojen antamista.
Rekisterinpitäjän verkkopalvelu käyttää evästeitä, jotka tallentuvat käyttäjän päätelaitteelle. Verkkopalveluiden osalta käsiteltäviä tietoja ovat IP-osoite, käyttöjärjestelmä, selain ja muut palvelun käyttöön liittyvät tiedot. Tiedot eivät ole suoraan yhdistettävissä yksittäiseen henkilöön. Asiakas voi kieltää evästeiden käytön laitteellaan muuttamalla selaimen asetuksia. Kaikki sivuston osat eivät välttämättä toimi, mikäli evästeiden käyttö on kielletty.
Yhdeydenpitoon voidaan käyttää sähköisiä palveluita kuten tekstiviestit, sähköposti, Whatsapp. Tällöin asiakkaan tulee tutustua kyseisten palveluntarjoajien tietosuojakäytäntöihin. Rekisterinpitäjä voi oikeutettuun etuun perustuen tallentaa muista palveluista saamansa henkilötiedot (nimi, yhteystiedot) palvelunsa toteuttamiseksi.
Henkilötietojen lähteet
Pääasiallinen henkilötietojen lähde on asiakas. Tietoja voidaan saada myös asiakkaan toimeksiannosta yhteistyökumppaneilta. Tietoja voidaan tarvittaessa hankkia yleisesti saatavilla olevista lähteistä kuten numeropalvelusta. Verkkopalvelun käyttöön liittyvää tietoa kerätään verkkopalvelussa evästeiden avulla.
Tietojen siirto ja luovutus
Asiakasrekisteristä tietoja siirretään varmuuskopiointia varten palveluntarjoajan ylläpitämään palvelinympäristöön, joka täyttää EU-lainsäädännön vaatimukset. Lisäksi osa tiedoista on paperimuodossa kansioissa.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille (esimerkiksi tilitoimistot, perintätoimistot) kun siihen on palvelun tarjoamisen tai rekisterinpitäjän oikeutetun edun kannalta asianmukainen syy.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön määräämissä tapauksissa.
Rekisterinpitäjä voi käyttää palveluiden toteuttamiseen alihankkijoita, jotka siirtävät tietoja EU:n ulkopuolelle Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tällöin rekisterinpitäjä pyrkii parhaan kykynsä mukaan huolehtimaan että tietojenkäsittelijä täyttää EU-lainsäädännön vaatimukset (EU-U.S. Privacy Shield tai vastaava).
Henkilötietojen säilyttämisaika
Asiakasta koskevat tiedot säilytetään viiden vuoden ajan viimeisen tapahtuman kirjaamisen jälkeen. Tietoja kuitenkin voidaan säilyttää viiden vuoden jälkeen, mikäli sille on peruste. Esimerkiksi laskutusasiakkaiden osoitetiedot säilytetään tiliasiakkuuden keston ajan siihen asti, että laskuista on saatu maksusuoritus.
Kirjanpitoraportit (laskutusreskontra yms.) säilytetään 10 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen.
Asiakkaiden pyynnöt saada pääsy henkilötietoihinsa ja pyynnöt saada käyttää oikeuksiaan säilytetään 12 vuotta allekirjoituspäiväyksestä. Tiedot tietosuojarikkomuksista, mikäli niitä ilmenee, säilytetään 12 vuotta.
Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Rekisteröidyn (asiakkaan) oikeudet
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut tiedot esittämällä tarkastuspyyntö toimittamalla allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu asiakirja kirjallisesti tai sähköisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä, ellei perustellusta syystä tietojen toimittamiseen tarvita pidempää aikaa. Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevat henkilötiedot siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.
Asiakkaalla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä lain vaatimissa tilanteissa oikeus siirtää tiedot toisen tahon pitämään järjestelmään. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Henkilötietojen käsittelyn perustuessa asiakkaan suostumukseen, on asiakkaalla oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. On huomioitava, että suuri osa rekisterinpitäjän tallentamista henkilötiedoista tallennetaan muuhun tietojenkäsittelyperusteeseen kuin suostumukseen perustuen.
Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata asiakkaan oikaisu- tai muuta pyyntöä.
Lisätietoja
Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden tämän selosteen tietojen muuttamiseen ilman erillistä ilmoitusta ja suosittelee tarkastamaan selosteen ajoittain.